در قرن گذشته مدیران چهار عامل سرمایه، کار، زمین و نیروی انسانی را عوامل اصلی قدرت سازمان خود می‌دانستند. اما امروزه به دلیل رشد فناوری‌های مختلف دیگر کسی این عوامل را به تنهایی برای موفقیت سازمان‌ها و تحقق اهداف آنها کافی نمی‌داند.
در حال حاضر بزرگان کسب و کار در دنیا معتقدند عامل دیگری اهمیت بیشتری پیدا کرده که تعیین کننده بقا و رشد سازمان های امروزی است و آن عامل اطلاعات است. در کشور ما نیز این مفهوم نیز به شدت میان مدیران در حال رشد است که داشتن اطلاعات از داخل و بیرون سازمان لازمه تصمیهای سریع و صحیح است. به دنبال اهمیت یافتن نیاز به عامل اطلاعات، نیاز به دانش و ابزارهایی مناسب برای دردسترس قرار گرفتن و مدیریت این اطلاعات نیز از دغدغه های اصلی مدیران شده، که این نیاز باعث ظهور ابزارها و علم فناوری اطلاعات یا همان IT شده است. همان طور که می‌بینیم نیاز و رشد استفاده از IT در کشورهای مختلف نه تنها در سازمان‌ها بلکه در زندگی روزمره انسان‌ها غیر قابل انکار است.
_ch9j.jpg)
تجربه ما در شرکت کیهان رایانه به عنوان کارشناسان متخصص این حوزه به ما نشان داده که علاوه بر نیاز حیاتی سازمان‌های ایرانی به استفاده از راهکارهاو ابزارهای مبتنی برفناوری اطلاعات برای مدیریت اطلاعاتشان، هنوز مسیر زیادی را تا رسیدن به یک نقطه موثر برای پیمودن دارند که طبق تحقیقات و نظرسنجی‌هایی که ما در تعدادی از سازمان‌های کوچک و بزرگ انجام دادیم به این نتیجه رسیدیم که عامل اصلی این مشکل آشنا نبودن مدیران با این راهکارها و ارزش افزوده‌ای که برایشان به دنبال خواهد داشت، می باشد.
در دپارتمان راهکارهای سازمانی شرکت کیهان رایانه تصمیم گرفتیم که با در اختیار قرار دادن اطلاعات ساده،کاربردی و همچنین صحیح! در این زمینه به مرور زمان و بدون استفاده از هرگونه روش‌های بازاری!!! به افزایش آگاهی مدیران و مسئولان ایرانی کمک کنیم و در نهایت قضاوت و تصمیم گیری را به عهده خودشان بگذاریم.
اگر بخواهیم نرم افزارهای سازمانی را به گروه‌های کلی دسته‌بندی کنیم شامل دسته‌های زیر خواهند شد:
دسته اول نرم‌افزارهای زیرساخت هستند که ارتباطات را برای انتقال اطلاعات به شیوه‌های مختلف فراهم می‌کنند و در واقع بستر را برای پیاده‌سازی دسته دوم فراهم می‌کنندکه معمولاً مسئول راه اندازی و نگهداری آنان در سازمان کارشناسان IT شما هستند.
دسته دوم شامل نرم‌افزارهایی می‌شوند که وظیفه مدیریت اطلاعات مختلف سازمان شما را به عهده می‌گیرند. این دسته از نرم افزارها شامل دو بخش نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات ساختاریافته و ساختارنایافته می‌باشند. ساختاریافته‌ها همان نرم‌افزارهایی هستند که در واحدهای مالی، خرید، فروش،پخش، تولید و غیره در حال استفاده هستند که اکثر مدیران با کارایی آنها نسبتاً آشنا هستند. اینگونه نرم‌افزارها کارهایی مانند ثبت، طبقه‌بندی گزارش‌دهی و جستجوی اطلاعات آن بخش خاص را انجام می‌دهند. بخش دیگر که همان نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات ساختارنایافته می باشند نرم افزارها و تکنولوژی‌های نسبتاً جدیدی هستندکه اکثر سازمان‌ها علاوه بر نیاز جدی که به آن دارند از وجود آن و مزایای استفاده از آن غافل شده‌اند. از طرف دیگر شاهد آن هستیم که سازمان‌هایی که در حال استفاده درست از آن هستند، با کارایی بالا و کاهش چشمگیر هزینه‌ها در حال انجام کارهای روزانه خود هستند. این نرم‌افزارها به مدیریت مواردی در سازمان شما خواهند پرداخت که به اندازه بخش‌های ساختاریافته به آن اهمیت داده نمی‌شود مواردی مانند تعاملات و کار تیمی درون سازمان، مستندات،جلسات سازمانی، ...
یکی از قدرتمندترین نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات ساختار نایافته مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) است. به گفته مایکروسافت این شرکت تاکنون موفق به فروش حدود 135 میلیون نسخه آن شده و طبق آمار مجله معروف فرچون 75% از 500 شرکت برگزیده آمریکایی در حال استفاده از این محصول برجسته هستند. در ادامه به معرفی این محصول خواهیم پرداخت.
