برای اداره یک کسب و کار موفق، قبل از هر چیز باید افراد مناسب را استخدام کرد. با این‌حال، برای اینکه آن کارمندان بتوانند وظایف خود را به طور موثر انجام دهند، به ابزار، لوازم و تجهیزات اداری مناسب مانند ماشین‌های اداری نیاز دارند.
آشنایی با انواع ماشین های اداری
انواع ماشین های اداری برای کاربردهای مختلف مثل چاپ، ارسال، کپی اسناد یا اطلاعات، کاربرد دارند. در هر دفتر یا شرکت بسته به نوع فعالیت و نیاز، تجهیزات و ماشین های اداری مختلف ممکن است خریداری شوند. در ادامه با انواع ماشین های اداری آشنا می‌شویم تا در صورتی‌که می‌خواهید خودتان تجهیزات و ماشین های اداری را بخرید، بتوانید انتخاب درستی داشته باشید:
لیست ماشین‌های اداری
در ادامه لیست ماشین‌های اداری جهت آشنایی بیشتر شما گردآوری شده است:
دستگاه فکس
یکی از مهمترین تجهیزات واحدهای اداری، دبیرخانه، بازرگانی، دستگاه فکس است. از طریق این دستگاه می‌توان نامه‌های اداری را با خطوط تلفن برای شرکت‌های مختلف ارسال کرد.
دستگاه کپی
دستگاه کپی یکی از انواع ماشین‌های اداری لازم در دانشگاه، ادارات و موسسه‌ها است که برای کپی گرفتن از اسناد و مدارک استفاده می‌شود. برخی از دستگاه‌های کپی فقط تک کاربره هستند و فقط برای کپی گرفتن استفاده می‌شوند ولی برخی دیگر کاربردهای متعددی دارند.
پلاتر
پلاترها نیز مانند پرینترها برای چاپ اسناد و تصاویر استفاده می‌شوند؛ با این تفاوت که پلاترها برای چاپ تصاویر، نقشه‌ها و اسناد در سایزهای بزرگ‌تر از a3، مثلا برای بنرها، تبلیغات و … کاربرد دارند. اگر با توجه به نیازتان پلاتر مناسب را انتخاب کنید؛ تا سال‌های زیادی می‌توانید بدون هیچ مشکلی از آنها استفاده کنید. مهمترین و اصلی‌ترین کاربرد پلاترها در چاپخانه‌ها، آتلیه‌ها و شرکت‌های نقشه کشی است.
پلاترها هم از نظر نوع جوهر، برند، اندازه و حتی کاربر به دسته‌های مختلفی مثل پلاتر قلمی، پلاتر جوهر افشان، پلاتر حرارتی، پلاتر 90 سانت، پلاتر 110 سانت و … تقسیم می‌شوند.
پرینتر
اولین و شاید مهمترین گزینه در معرفی انواع ماشین اداری، پرینتر است. پرینترها را می‌توان در ادارات، شرکت‌ها و حتی برای مصارف شخصی در بسیاری از خانه‌ها دید. پرینترها در دو مدل تک رنگ(سیاه و سفید) و رنگی موجود هستند. این محصول را می‌توان بر اساس کاربرد و نوع استفاده خریداری کرد. یکی از انواع این محصولات، جوهرافشان است که شاید خرید آن مقرون‌به‌صرفه باشد، اما باید بیشتر از آنها نگهداری کنید.
پرینترها را از نظرهای مختلف مانند تکنولوژی چاپ، کاربری و … به دسته‌های مختلف تقسیم می‌کنند.
بسته به نوع استفاده خود می‌توانید بهترین نوع دستگاه فکس را خریداری کنید. به‌عنوان مثال: اگر استفاده شما از دستگاه فکس کم است، پیشنهاد می‌کنیم نوع حرارتی آن را بخرید؛ چرا که این فکس‌ها اغلب سرعت کمی دارند. در زمان انتخاب این دستگاه به کیفیت چاپ، قیمت، مقدار حافظه و بسیاری از موارد دیگر دقت داشته باشید. دستگاه فکس‌هایی که حافظه بیشتری داشته باشند، گران‌تر هستند و می‌توانند حتی تا ۵۰۰ صفحه را در حافظه خود نگه دارند؛ اما مدلهایی که قیمت کمتری دارند حداکثر تا ۲۵ صفحه را در حافظه خود نگه می‌دارد. علاوه بر فکس حرارتی، فکس‌های کاربنی و لیزری نیز در بازار وجود دارند. می‌توانید با توجه به نوع استفاده خود، بهترین و مناسب‌ترین مدل فکس را انتخاب کنید.
چرا استفاده از انواع ماشین های اداری لازم است؟
همانطور که برای موفقیت در کسب و کار باید افراد مناسب و حرفه‌ای را استخدام کنید. برای اینکه راندمان کار پرسنل و زمان انجام کارها را مدیریت کنید باید، تجهیزات مناسب را در اختیار آنها بگذارید. برخی از مزایای استفاده از انواع ماشین های اداری عبارتند از:
صرفه‌جویی در استخدام نیروی کار
ماشین‌آلات و تجهیزات اداری را می‌توان به عنوان وسایل صرفه‌جویی در نیروی کار استفاده کرد. یعنی بسیاری از کارها که باید توسط پرسنل‌های مختلف به صورت دستی در مدت زمان زیادی انجام شود، در عرض چند دقیقه توسط ماشین‌های اداری انجام می‌شود. در نتیجه می‌توانید با استخدام یک نیرو و در اختیار قرار دادن ماشین اداری مخصوص، کارهای بیشتری را در زمانی کوتاه انجام دهید.
کاهش احتمال تقلب
ماشین‌های اداری برای کاهش احتمال کلاهبرداری در محل کار نیز کاربرد دارند. به طور مثال دستگاه چک‌نویس یا چاپ چک، امضاهای غیرمجاز یا احتمال جعل اسناد را کاهش می‌دهند یا ماشین‌های فرانکینگ می‌توانند احتمال تقلب در مورد تمبرهای پستی را کاهش دهند.
دقت بالا
دقت بالا در ماشین‌های اداری باعث شده تا در هر شرکت و اداره‌ای حداقل یک نمونه از لیست ماشین های اداری که در این مقاله بیان شده استفاده شود. زیرا این وسایل سرعت عمل و دقت انجام کارها را بالا می‌برند. به طور مثال به جای نوشتن دستی فاکتورها، نامه‌ها می‌توانید به راحتی آنها را تایپ و چاپ کنید. در این صورت شکل کارهای انجام شده یا گزار‌ش‌های تحویل شده نیز حرفه‌ای تر به نظر می‌رسد.
مشکلات انواع ماشین های اداری
همانطور که ماشین‌های اداری مزایایی دارند، از نظر برخی کاربران معایبی هم دارند که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مشکلات پرینترها
- پرینترهای چندکاره رنگی اغلب قیمت بالایی دارند.
- باید به صورت سالیانه مبلغی را برای نگهداری آنها در نظر گرفت.
همچنین ممکن است در اثر استفاده نادرست ایراداتی مانند ناخوانا بودن صفحات چاپ شده، گیر کردن کاغذ در دستگاه، پرینتر نگرفتن، ایجاد صداهای ناهنجار و … به وجود آید.
مشکلات پلاترها
از جمله رایج‌ترین مشکلاتی که برای پلاترها به وجود می‌آید می‌توان به خشک شدن جوهر، خشک شدن نازل کارتریج، خرابی و مشکلات هدچاپگر جوهرافشان ، سفید چاپ کردن و … اشاره کرد.
مشکلات دستگاه فکس
چنانچه از دستگاه‌های فکس نیز به درستی استفاده نشود، مشکلاتی به وجود می‌آید که از جمله آنها می‌توان به ارسال نشدن فکس، دریافت نکردن فکس، کثیف یا لکه دار بودن فکس دریافتی، عدم امکان شماره گیری و … اشاره کرد.
تفاوت بین ماشین اداری و تجهیزات اداری
اکثر مردم ماشین آلات و تجهیزات را یکی می‌دانند؛ در حالی که باهم بسیار متفاوت هستند. در ادامه تفایت بین ماشین اداری و تجهیزات اداری را بیان می‌کنیم.
ماشین آلات
از مهمترین ماشین آلات اداری در سازمان‌ها می‌توان موارد زیر را نام برد:
- تلفن
- کامپیوتر
- چاپگر
- اسکنر
- دستگاه فکس
- …
تجهیزات
اما تجهیزات اداری، مکانیکی نیستند و برای انجام کارهای اداری از آنها استفاده می‌شود. نمونه تجهیزات اداری عبارتند از:
- کمد بایگانی
- میز
- منگنه
- قیچی
- لوازم تحریر
- …
برند ماشین‌های اداری
از معروف‌ترین و بهترین برندهای تولید کنندگان ماشین‌های اداری می‌توان به برندهای زیر اشاره کرد:
- اچ پی (HP)
- کنون (Canon)
- اپسون (Epson)
- سامسونگ( (Samsung
- پاناسونیک (Panasonic)
- توشیبا (Toshiba)
- شارپ (SHARP)
- برادر (Brother)
- زیراکس (Xerox)
- ریکو (Ricoh)
- و …
پولی که برای تهیه لوازم اداری تخصیص می‌دهید تحت تأثیر اندازه، ماهیت و هزینه‌های عملیاتی شرکت شما خواهد بود، بنابراین نمی‌توان اندازه و مقدار مشخصی را برای این منظور تعیین کرد.
